DNA:n työnhakijoiden tietosuojaseloste

 

Tämä on DNA Oyj:n, DNA Welho Oy:n ja DNA Kauppa Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. 

 

1. Rekisterinpitäjä

DNA Oyj, DNA Welho Oy, DNA Kauppa Oy PL 10, 01044 DNA

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisteristä vastaava henkilö: Henriikka Tuomilehto, henriikka.tuomilehto(at)dna.fi, +358 44 783 4468

DNA Oyj:n tietosuojavastaava on Seppo Pekonen, seppo.pekonen(at)dna.fi, +358 44 044 5959

 

3. Rekisterin nimi

DNA:n työnhakijoiden rekisteri. 

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Tietojen käsittelyn tarkoitus on ottaa vastaan työnhakijoiksi ilmoittautuvien työhakemuksia ja ylläpitää työnhakuprosesseja. Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään tai ns. avoin hakemus. Hakemukset voivat olla joko sisäisiä (DNA:n organisaatiossa työpaikkaa vaihtavat) tai ulkoisia. Tietoja käsitellään henkilön suostumuksen perusteella ja työnantajavelvoitteiden täyttämiseksi (mm. sijoitusvelvoitteet).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

 

5. Rekisterin tietosisältö

Yhtiöiden käsittelemiä tietoja ovat:

 

- henkilötiedot: nimi, yhteystiedot, syntymäaika saman nimisten henkilöiden yksilöimiseksi

- vapaamuotoinen hakemuksen saateteksti ja lisätiedot

- hakijan koulutus- ja työkokemustiedot

- hakijan kokemusta ja osaamista kuvaavat tiedot

- hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä

- rekrytoijien ja esimiesten arviot hakijasta 

- suosittelijoiden ja entisten työnantajien antamat tiedot

- soveltuvuusarvioinnit

- tallennetut videohaastattelut

- valitun henkilön mahdolliset luottotieto- ja turvallisuusselvitykset

 

Tietoja säilytetään avointen työpaikkojen täyttämiseksi.

Avoimia hakemuksia säilytetään hakijan määrittelemän ajan (3, 6 tai 12 kuukautta).

Tietoja säilytetään kaksi ja puoli vuotta siitä kun henkilö on saanut tiedon valintaprosessin päät-tymisestä. 

Soveltuvuusarviointeja säilytetään 6 kuukautta tehtävään valittujen osalta. Tehtävään valitsematta jääneiden soveltuvuusarvioita säilytetään 24 kuukautta uusintatestien välttämiseksi. Mikäli soveltuvuusarvio liittyy työntarjoamisvelvoitteiden täyttämiseen, säilytetään sitä mahdollisen riita-ajan kanneaika. 

Mahdollisissa riitatilanteissa tiedot säilytetään kuitenkin kunnes asia on lainvoimaisesti ratkaistu. 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään työnhakijalta itseltään mm. henkilön Taito-järjestelmään tallentamista tiedoista, sähköpostitse, postitse, puhelimitse ja haastattelussa annetuista tiedoista. Lisäksi tietoja kerätään soveltuvuustesteistä henkilön suostumuksella. Osassa tehtävistä on edellytyksenä luottotieto- tai turvallisuusselvityksen läpäiseminen. Henkilön suostumuksella tietoja kerätään myös suosittelijoilta ja/tai aiemmilta työnantajilta. 

Ulkopuolisen työvoiman osalta tietolähteenä on myös kumppaniyritys salassapitosäännökset huomioiden.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa muuhun työ-suhteen ylläpitoon tai raportointiin liittyvään tarkoitukseen. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa yksittäistä henkilöä koskevia tietoja selvityksenä siten kuin siitä lain nojalla säädetään luottamusmiehille, työsuojeluviranomaisille tai yritykselle, jolle DNA toimittaa palveluita. Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa esimerkiksi tilintarkastus- ja viranomaistarpeisiin. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointi tai muuhun vastaavaan tarkoitukseen. Vuokratyöntekijöiden tai konsulttien tietoja voidaan luovuttaa heidän työnantajayrityksilleen. 

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja käsittelevät henkilöt koulu-tetaan tietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja ymmärtämään sekä ennaltaehkäisemään tietoja uhkaavia riskejä. Tietoja saavat käsitellä vain ne DNA-konserniin kuuluvat työntekijät, joille se on työtehtävien myötä välttämätöntä. 

Käyttäessämme alihankkijoita ja kumppaneita (kuten esimerkiksi Taito-järjestelmä ja soveltuvuusarvioinnit) varmistamme sopimusjärjestelyillä ja tarkoituksenmukaisella tavalla riittävästä tietosuojan tasosta ja tietojen huolellisesta ja asianmukaisesta käsittelystä lainsäädännön edellyt-tämällä tavalla. Kumppaneita sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa DNA:lle vain rekrytoinnin hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti. 

Tietojen ja järjestelmien käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoi-keuksin. 

Henkilötietoja säilytetään valvotuissa tiloissa. Valvottujen tilojen ulkopuolella tarvittaessa käsitel-tävät ja säilytettävät tiedot salataan luvattoman käytön estämiseksi. Tietoliikenneyhteydet henkilötietorekisteriin suojataan yhteyden salauksella. 

 

9. Rekisteröidyn oikeudet: tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaa-tia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli haluat tarkistaa tietosi, voit tehdä sen verkkosivuilla olevan lomakkeen kautta.  

Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä. DNA vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, voi tietojen korjaamista pyytää osoitteesta hr(at)dna.fi 

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä (=työtä hakenut henkilö tai työhön valittu henkilö) on tietyin edellytyksin ja rajoituksin oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittä-jää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle jos hän kokee että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty lain mukaisesti. 

Erittäin vakavan tietoturvaloukkauksen sattuessa DNA ilmoittaa henkilökohtaisesti niille rekiste-röidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Ilmoitus annetaan jos loukkaus koskee salaamattomia henkilötietoja ja todennäköisesti aiheuttaa huomattavan riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteettivarkauden tai muun rikollisuuden muodossa.